Документооборот

«Документооборот КОРП для Украины» в комплексе решает широкий спектр задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины. Программа поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.

Работа с документами согласно

«Типовій Інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади — затверджено Постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 № 1242

ДСТУ 4163–2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів»

«№ 1453 от 28.10.2004 «Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади»

Хранение и права доступа

Регистрация входящих и исходящих документов Учет обращений граждан – регистрация и обработка обращений граждан в соответствии с Законом Украины №393/96-ВР от 02.10.1996 «Про обращения граждан»

Учет договоров

Сканирование

Электронная почта

Просмотр, редактирование и контроль версий

Шаблоны документов и файлов

Штрихкодирование документов

Печать регистрационных штампов документов

Связи между документами

Несколько резолюций в документах>

Переадресация входящих документов

Контроль переданных документов

Бизнес-процессы и работа пользователей

Поиск

Учет рабочего времени и контроль исполнения

Организация распределенной информационной базы

Для отдела делопроизводства

  • Позволяет автоматизировать задачи, которые обычно ведутся в бумажных журналах с риском потерять документы или пропустить сроки исполнения;
  • Инструмент для учета всего документооборота компании, который обеспечивает уникальные номера каждого документа без каких-либо повторов и накладок;
  • Поиск любого документа, как по реквизитам, так и по его содержимому;
  • Контроль за поступлением и наличием бумажных экземпляров и копий документов;
  • Автоматическое оформление печатных форм: обложка дел, заменители дел и т.д.

Для юридического отдела

  • Удобное место хранения большого объема документов, с которыми работает отдел;
  • Версионность документов – возможность хранить разные версии документов;
  • Хранение файлов входящих документов рядом с личными комментариями, визами внутреннего согласования и утверждения документов.

Для кадрового отдела

  • Удобный инструмент для хранения всех оформленных кадровых документов;
  • Хранение истории общения с рядовыми сотрудниками по подготавливаемым документам – приказам на отпуск, командировочным удостоверениям, заявлениям на ссуды и др.
  • Фиксация полученных/неполученных больничных листов.

Для договорного отдела

  • Ведение бизнес-процесса по работе с договорами – отслеживание их жизненного цикла, от подготовки и согласования проекта договора, до контроля состояния продление договора (контроль наличия подписанных экземпляров со стороны контрагента, контроль экземпляров договора, находящихся у контрагентов или экземпляров договора, находящихся на ознакомлении или с иными целями, у собственных сотрудников);
  • Планирование исполнение договора и контроль необходимость его расторжения – проверка наличия соответствующих документов;
  • Ведение структуры всех, связанных с договором, дополнительных документов, таких как: дополнительное соглашение, акты выполненных работ, др.;
  • Возможность использования данных договорного отдела: бухгалтерами – с целью первоначального отображения хозяйственных операций по договору; менеджерами, занимающимися вопросами исполнения договора.

Для финансового отдела

  • Снижение затрат на хранение документов;
  • Повышение управляемости;
  • Снижение издержек на расходные материалы;
  • Управление договорами и сопроводительными документами;
  • Контроль сумм, сроков действия и ответственных лиц по договорам.

Для ИТ-отдела

  • Легко и быстро установить и настроить под требования конкретной организации;
  • Гибкие настройки параметров системы, а также удобный и понятный интерфейс;
  • Резервное копирования и восстановления данных;
  • Автоматическое протоколирование работы пользователей с документами;
  • Настройка типовых наборов прав (например, стандартных делопроизводственных «ролей»: регистратора, контролера, исполнителя и т.п.) и их копирования пользователям для ускорения процесса настройки системы.

Отдел экспедиции

  • Точное ведение и контроль (когда и кому была отправлена) исходящей корреспонденции
  • Руководителю отдела экспедиции – планирование деятельности отдела, контроль исполнительской дисциплины.

Рядовым сотрудникам подразделений

  • Удобная схема напоминания (по средствам электронной почты, непосредственно в системе «Документооборот») о задачах, которые должны быть выполнены. Получив письмо по электронной почте, сотрудник нажимает на ссылку и попадает на тот документ, которого касалась задача, назначенная для исполнения;
  • Получение заданий по электронной почте, подготовка отчетности по текущему заданию путём нажатия одной клавиши и написания комментариев об исполнении;
  • Экономия времени – каждый сотрудник, имея доступ к электронным версиям документов, имеет меньшую необходимость «ручной обработки» поручений;
  • Все сотрудники предприятия имеют возможность работать непосредственно в офисе и за его пределами;
  • Все сотрудники предприятия получают надежный механизм общения, обмена информацией, информирования других отделов о событиях или завершённых процессах в каждом подразделении. Таким образом, процессы, происходящие на предприятии и касающиеся нескольких подразделений, осуществляются быстрее. Каждый из сотрудников видит касающуюся его информацию, независимо от места ее возникновения – внутри подразделения или другие отделы, филиалы предприятия.

Линейным руководителям подразделений

  • Получение в удобной форме заданий, непосредственно относящихся к их отделам;
  • Перераспределение зада внутри отдела;
  • Контроль исполнительской дисциплины по каждому заданию, которое было роздано сотрудникам. Позволяет, осуществлять контроль за переадресацией задач: даже если ответственный за определенный участок работы отсутствует или находится на больничном – задача не останавливается и переходит на исполнение иному сотруднику;
  • Учет сроков исполнения дел.

Администрация предприятия

  • Отслеживание всех перемещений документа внутри организации на каждом этапе его жизненного цикла и, таким образом, возможность в любой момент проследить полную историю работы с ним;
  • Не нужно лично контролировать ход исполнения и конкретных исполнителей, достаточно воспользоваться одной клавишей и получить необходимую информацию, не отходя от рабочего места. Сотрудник видит наличие тех или иных пометок об исполнении или прохождении очередного этапа согласования, или о выполнении конкретных шагов в рамках документооборота предприятия;
  • Уверенность руководителя в конфиденциальности документов. Гибкая система настройки прав доступа обеспечивает доступность/недоступность к документам уполномоченными/неуполномоченными лицами. Система работает по принципу: «если не разрешено, то запрещено»;
  • Система «Документооборот» позволяет в электронном виде ознакомить всех сотрудников с различными приказами по предприятию и дает возможность знать информацию: кто, какого числа и с каким приказом уже ознакомился.

Для покупки ПО "Документооборот КОРП", заполните приведенную форму, и мы свяжемся с вами как можно быстрее: