В конфігурації реалізовано управління процесами продажів: регламентація етапів процесу, контроль виконання процесу, аналіз. З цією метою застосовується механізм бізнес-процесів системи “BAS”, автоматично відслідковує маршрут процесу і формує відповідні завдання виконавцям. Крім цього, реалізований спрощений режим управління процесом продажу з ручним переміщенням по етапах. Допускаються різні види процесів з різним складом етапів. Підтримується зберігання допоміжних документів – регламентів, інструкцій, шаблонів документів і так далі, необхідних при відпрацюванні процесу.

Система накопичує статистику по процесам, що виконуються, дозволяє розраховувати ймовірність доведення наявного потенціалу продажів до успішного результату (“воронка продажів”) і проводити аналіз вузьких місць процесів.

Все що почалися з продажу ( “угоди”) реєструюється в системі. Вони об’єднують в єдине ціле всю інформацію, накопичену в системі в ході підготовки і виконання продажу, – електронні листи, відомості про дзвінки, зустрічі, оформлені замовлення, рахунки, накладні, додаткові файли і так далі. Це допомагає максимально зручно організувати роботу менеджерів з продажу. Система дозволяє реєструвати і аналізувати оточення угоди: конкурентів, субпідрядників, впливових осіб, їх зв’язку. На підставі статистики угод система дозволяє оцінити ймовірність успішного здійснення нової угоди. Таким чином, система автоматизує і підтримує не тільки процес продажу, а й підготовку продажів.

Крім цього, система дозволяє аналізувати угоди, які не відбулися, що необхідно для вдосконалення роботи відділу продажів.

В новій редакції розділені списки контрагентів в розумінні регламентованого обліку (юридичних і фізичних осіб) і об’єктів бізнес-взаємодій (клієнтів, постачальників, конкурентів і інших партнерів). Це дозволяє вести облік і продажів, і історії відносин не тільки по “формальним” контрагентам, а й по компаніям (групам юридичних осіб), по самостійно працюючим підрозділам контрагентів і так далі. Підтримується ведення інформації про контактних осіб компаній-партнерів, про зв’язки між партнерами.

В механізм ціноутворення додані можливості призначення алгоритмів розрахунку цін у вигляді довільних запитів до інформаційної бази (наприклад, “отримати середню ціну закупівлі за минулий місяць …”) і у вигляді довільних формул ( “Роздрібна = Оптова * 1.2”).

Реалізовано механізм розрахунку автоматичних знижок, що дозволяє налаштувати різні види знижок при дотриманні різних умов, а також правила одночасного застосування декількох знижок.

Введено поняття торговельної угоди з клієнтом, що об’єднує ціни, умови оплати та інші умови продажу. Система автоматично контролює дотримання умов і блокує дії користувачів, які порушують їх. Угоди можуть бути як індивідуальними, так і типовими, що описують однакові умови продажу для сегмента клієнтів. Торгові угоди з’явилися розвитком поняття “договору”, що використовується в попередній редакції конфігурації.

Механізм сегментації дозволяє визначити стійкі групи клієнтів (наприклад, “дилери”, “ненадійні дебітори”). Групи можуть використовуватися, зокрема, для обмеження дії торгових угод (в подальшому планується розширити використання сегментів, як аналітичних фільтрів). Підтримуються ручний і автоматичний (за допомогою довільного запиту) способи формування сегментів. Аналогічним чином реалізовані і сегменти товарів.

В системі реалізована реєстрація джерел виникнення інтересу у клієнтів (як для нових клієнтів, так і для повторних угод) і їх аналіз. Це дозволяє оптимізувати способи рекламного впливу на потенційних клієнтів.

В системі реалізовані комерційні пропозиції, що дозволяють фіксувати історію переговорів з клієнтом по визначенню складу і умов продажів. Істотно розвинена функціональність замовлення як “центру управління” усіма подальшими діями по його відпрацюванню. Введено статуси замовлення ( “Не погоджено”, “Погоджено”, “До забезпечення”, “До відвантаження”, “Закрито”), що описують етапи проходження замовлення. На підставі статусу і відомостей про оплату та відвантаження замовлення автоматично розраховується його поточний стан готовності (“Очікується аванс”, “Чи готовий до відвантаження” і т. д.). Система автоматично контролює відповідність замовлень умов торговельних угод, не дозволяючи порушувати їх користувачам, які не мають відповідних прав. Для узгодження відхилень від умов угоди такі користувачі можуть запускати бізнес-процес узгодження замовлення. При цьому система автоматично направить уповноваженим користувачам завдання за погодженням замовлення і затвердить його при наявності позитивного рішення узгоджувальних.

На різних етапах замовлення може виступати в якості розпорядження на забезпечення, на відвантаження, на оформлення документів. Контроль виконання розпоряджень ведеться з деталізацією до окремих позицій замовлення. Система запобігає “перевиконанню” розпорядження.

Конфігурація надає можливість вказати графік оплати за замовленням клієнта (як в частині авансових платежів, так і платежів з погашення дебіторської заборгованості). Графік може формуватися з урахуванням обраного календаря. Це дозволяє планувати надходження виручки по днях, контролювати дотримання клієнтом обумовлених термінів оплати, виділяти прострочену дебіторську заборгованість. Система дозволяє класифікувати прострочену заборгованість по інтервалах глибини прострочення.

Ведеться облік планової та фактичної заборгованості в розрізі замовлень, термінів оплати і документів розрахунків. При цьому робота сильно спрощена: ручний рознос платежів, що найдійшли виконується тільки на замовлення, розподіл по іншим аналітичних розрізам виконується автоматично у фоновому режимі.

Для організації повернення товару від покупців можуть використовуватися заявки на повернення і заміну товару, які, як і замовлення, керують усім наступним процесом.

Аналогічно продажу реалізована робота із замовленнями постачальникам і ведення взаєморозрахунків із закупівель.

В редакції 3.0 реалізована функціональність з управління торговими представниками (торговими агентами): закріплення агентів за клієнтами, призначення графіка відвідування, планування відвідувань клієнтів, формування детальних завдань зі збору замовлень і вирішення інших довільних питань. Фіксуються результати відпрацювання завдань, можливий план-фактний аналіз.

Грошові кошти

В конфігурації реалізований механізм заявок на витрачання грошових коштів, включаючи етапи формування та затвердження заявок, контролюється виконання платежів за заявками. На підставі заявок, а також графіків оплати за замовленнями система формує платіжний календар, за допомогою якого можна детально спланувати рух і залишки грошових коштів, розподілити вихідні платежі, виявити касові розриви і вжити заходів до їх усунення.

В обліку безготівкових грошових коштів розділена реєстрація оперативної інформації про вхідні та вихідні платежі (за первинними платіжними документами) і реєстрація виписок (реалізованих окремим документом). Це дозволяє підвищити оперативність обліку (зокрема, взаєморозрахунків), не спотворюючи при цьому облік коштів на розрахункових рахунках, полегшити обробку платіжок та виписок, отримати повний контроль над грошовими коштами, що знаходяться в процесі зарахування, списання або переміщення.

Істотно розвинений функціонал обліку розрахунків з банком за еквайринговими операціями. Крім реєстрації операцій платежу і повернення за платіжними картками, доданий етап реєстрації звітів від банків щодо зарахування платежів, списання повернень, утриманню комісії, що дозволяє відстежити кожну операцію від моменту проведення платежу до надходження коштів на розрахунковий рахунок.

В редакції 3.0 отримала подальший розвиток схема ордерного складського обліку. Вона може включатися для операцій відвантаження та/або надходження. Складські ордера виписуються строго на підставі документів-розпоряджень, в якості яких можуть виступати замовлення або накладні. Ведеться облік отриманих, але невиконаних розпоряджень; технологія роботи складу може будуватися цілком “від електронних розпоряджень”.

Одна з суттєвих новацій редакції 3.0 – адресне зберігання товарів, тобто облік залишків товарів в розрізі “місць зберігання” (осередків, полиць, стелажів) і упаковок товару. Система дозволяє управляти розкладкою товару за місцями зберігання при вступі, складанням з місць зберігання при відвантаженні, переміщенням і розпакуванням товару. Алгоритми, закладені в систему, автоматично підбирають оптимальні місця зберігання при розміщенні і збірці, стежать за відсутністю колізій при великій інтенсивності складських операцій.

Адресне зберігання товарів можна використовувати опціонально. Крім нього, підтримується рекомендаційне визначення місць зберігання товару, аналогічне реалізованому в редакції 2.3.

Реалізовано багатокроковий процес інвентаризації товару, що включає формування наказів на інвентаризацію, видачу розпоряджень на перерахунок залишків в місцях зберігання, роздільне відображення надлишків і недостач в оперативному і фінансовому обліку.

Істотно розвинений механізм резервування товарів. Система дозволяє планувати відвантаження товарів зі складу (по замовленнях на відвантаження) з урахуванням майбутніх надходжень на склад (по замовленнях на вступ), контролюючи при цьому отриманий в результаті графік залишків. При оформленні замовлення клієнта менеджер з продажу вказує бажану дату відвантаження, система перевіряє наявність вільних залишків товарів на цю дату і, при їх відсутності, пропонує можливу найближчу дату відвантаження. На відміну від редакції 2.3, не потрібно “жорсткого” розподілу замовлень на вступ між замовленнями на відвантаження. Зіставлення ведеться тільки по планованим датами надходження і відвантаження, що істотно спрощує роботу користувачів.

Підтримується як ручне, так і автоматичне ковзне управління кордоном, до якого здійснюється контроль графіка залишків товарів.

Важливо відзначити, що в редакції 3.0 контроль графіка здійснюється як при оперативному введенні замовлень на відвантаження, так і при їх редагуванні і проведенні заднім числом, що виключає можливість помилок в цих ситуаціях.

Разом з тим, контроль може бути відключений повністю або переведений в режим, коли відвантаження забезпечуються тільки із залишків товарів (без урахування запланованих надходжень).

Прикладне рішення дозволяє автоматично розраховувати потребу в запасах і вводити замовлення на надходження товарів (від постачальника або з іншого складу). Підтримуються кілька стратегій поповнення запасів: об’ємно-календарне планування на основі прогнозу попиту, “замовлення по точці перезамовлення” (з фіксованим обсягом або з регулярним інтервалом поставки), “замовлення на замовлення”. Різні стратегії поповнення можуть бути призначені індивідуально кожному товару на кожному складі – автоматично, на підставі ABC/XYZ-класифікації запасів або вручну.

В редакції 3.0 повністю перероблена механіка проведення документів. Оперативний контроль результатів проведення виконується вже після формування рухів, на відміну від редакції 2.3 (де контроль виконувався перед проведенням). Це рішення дозволило повністю розділити логіку проведення і логіку контролю, радикально спростивши відповідний програмний код, що, в свою чергу, важливо для полегшення доробок конфігурації, скорочення кількості можливих помилок, нарощування продуктивності системи.

При необхідності контроль виконується і при перепроведенні заднім числом, і при скасуванні проведення документа. Наприклад, система не дозволить скасувати розпорядження про відвантаження товарів в тій частині, в якій воно вже було виконано.

В конфігурації реалізована базова функціональність автоматизації бізнес-процесів – універсальні механізми настройки процесів, контролю і аналізу їх виконання, що підтримують вбудовані в типове рішення бізнес-процеси і дозволяють на конкретному впровадженні нарощувати їх склад з меншими затратами.

В конфігурації реалізований ряд підсистем, механізмів і технологій, пропонованих в якості стандартних для прикладних рішень, розроблених в режимі “Керованого додатки”, зокрема:

• підключення зовнішнього обладнання (торговельного та іншого)
• друк
• формування документів у форматі .doc (Microsoft Word) и .odt (OpenOffice)
• работа с файлами
• версіонування документів та інше.

Програма дозволяє планувати обсяги продажів і закупівель в кількісних та підсумованих показники, обсяги збору (розбирання) в кількісних показниках, а також виконувати асортиментна планування продажів.

Планування продажів

Прогнозування продажів може виконуватися за окремим складом або за форматом магазину (складу), за менеджером, за клієнтом та угодою з клієнтом. План продажу фіксується на певний період часу із заданою періодичністю плану: тиждень, декада, місяць і т. д. Програма надає звіти для план-фактного аналізу виконання планів усіх видів.

Асортиментне планування продажів

Асортиментне планування продажів надає наступні можливості:

• планування продажів в розрізі товарних категорій
• планування продажів в розрізі форматів магазинів і номенклатури
• деталізації укрупненого плану продажів за категоріями номенклатури із застосуванням коефіцієнтів поділу
• управління колекціями товарів
• заповнення планів продажів і закупівель за асортиментом
• використання середньої ціни продажу

Планування закупівель

Планування можна здійснювати з різним ступенем деталізації. При плануванні можуть використовуватися джерела даних: планові та фактичні обсяги закупівель і продажів; обсяги замовлень; товарні залишки і так далі.

Також передбачена можливість планування збору (розбирання) в кількісних показниках. Є можливість формування замовлень постачальнику на підставі планів закупівлі та планів збору, а також формування замовлень на складання (розбирання) на підставі планів складання збору (розбирання).

Умови роботи з клієнтами

Для реєстрації типових умов продажу, що застосовуються до сегменту партнерів (оптові клієнти, дистриб’ютори, мережеві магазини і т. д.), передбачені типові угоди з клієнтами, використання яких дозволить встановити:

• цінові умови (ціни та знижки)
• фінансові умови (валюта, графік, форма оплати, порядок розрахунків)
• логістичні умови (склад відвантаження, термін поставки)
• інші (організація, оподаткування, сегмент клієнтів, сегмент номенклатури і т. д.)

Типова угода підходить для роботи з необмеженою кількістю клієнтів.

Можна формувати різні типові угоди, якщо розрізняються умови продажу різних груп товарів (сегментів номенклатури).

Основне завдання фіксації умов продажу в угоді – автоматичний контроль їх дотримання при продажу товарів. Для тих клієнтів, робота з якими здійснюється на особливих умовах, можна задати індивідуальні умови продажу.

Індивідуальні умови продажу реєструються за допомогою індивідуальної угоди для конкретного клієнта.

Індивідуальна угода може бути сформована на підставі даних типової угоди з клієнтом. В індивідуальній угоді можна уточнити умови типової угоди. Наприклад, можуть бути вказані організація, контрагент, склад, графік оплати, якщо вони не визначені в типових умовах продажу.

Прикладне рішення контролює дотримання правил продажу: продаж з відхиленням від встановлених правил може бути здійснена тільки після додаткового узгодження з керівником або іншими відповідальними особами. Узгодження угод виконується за допомогою бізнес-процесу узгодження договорів з клієнтами.

Для відображення даних конкретного юридичного документа передбачена можливість ведення договорів з клієнтами.

Облік за договорами можна вести в будь-якому випадку, незалежно від того, використовуються чи ні угоди для реєстрації правил продажу на підприємстві. Договір укладається між конкретною організацією підприємства та організацією стороннього підприємства (контрагентом).

Встановлення цін

Прикладне рішення дозволяє визначити різні види цін товарів. Для кожного виду ціни визначаються валюта ціни, правила розрахунку, метод округлення і т. д. Для кожного виду ціни визначаються свої правила розрахунку (спосіб завдання ціни).

Передбачена можливість призначити алгоритми розрахунку цін:

• на основі даних, що зберігаються в інформаційній базі
• у вигляді довільних формул

Правила розрахунку цін можуть бути деталізовані до цінових груп товарів. Для кожної цінової групи товару може бути задана своя формула розрахунку. При створенні формул розрахунку можна використовувати конструктор формул.

Розрахунок цін на основі даних інформаційної бази надає різні можливості. Наприклад, можна отримати дані про мінімальну ціну ринку на основі зареєстрованих даних про ціни конкурентів і постачальників.

Умови по знижкам (націнками)

Передбачена можливість призначати ручні та автоматичні знижки (націнки). Знижки (націнки) можуть застосовуватися як в оптовій, так і роздрібній торгівлі. Знижка (націнка) може бути призначена:

• конкретному клієнту відповідно до умов продажу (при оформленні індивідуальної угоди з клієнтом) або групі клієнтів відповідно до умов продажу (при оформленні типової угоди з клієнтами)
• по карті лояльності певного виду, пред’явленої клієнтом
• при оформленні продажів з конкретного складу (магазину)

Передбачено призначення як процентної, так і сумарної знижки (націнки), а також надання бонусних знижок (подарунків, знижок кількості). Знижка кількістю застосовується в тому випадку, якщо в якості бонусу (подарунка) надається такий же товар. Подарунок застосовується в тому випадку, якщо при купівлі певної кількості товарів з якого сегмента необхідно надати в подарунок інший товар.

Знижка (націнка) може бути призначена за певними сегментами номенклатури, на яку номенклатуру зі списку. Відсоток і сума знижки можуть бути уточнені за ціновими групами.

В прикладному рішенні передбачені різні типові схеми умов надання знижок (націнок) (за разовий обсяг продажів, за форму оплати, за час продажу та ін). Знижки (націнки) можуть бути об’єднані в групи, для кожної з яких визначається правило загального застосування знижок (націнок) всередині групи.

Можливі різні варіанти спільного застосування знижок (націнок):

• Мінімум – при спільній дії знижок (націнок) в одній групі буде обрано знижка з мінімальним значенням
• Максимум – при спільній дії знижок (націнок) в одній групі буде обрано знижка з максимальним значенням
• Додати – при спільній дії знижок (націнок) в одній групі знижки (націнки) будуть складатися, тобто буде застосована знижка (націнка), яка дорівнює сумі знижок або націнок
• Множення – при спільній дії знижок (націнок) в одній групі знижки (націнки) застосовуватимуться послідовно < / li>
• Витіснення – при спільній дії знижок (націнок) в одній групі буде діяти лише знижка, яка має найвищий пріоритет у групі

Допустимі значення ручних знижок при оформленні продажів можуть бути обмежені. Обмеження можуть бути визначені для конкретних менеджерів (користувачів) або при оформленні продажу конкретних клієнтів (в угодах про умови продажу).

Обмеження ручних знижок (націнок) можна деталізувати щодо цінових груп.

Передбачена можливість завантаження нових знижок (націнок) з довільними умовами надання, використовуючи зовнішні додаткові

Автоматизація бізнес-процесу продажу

Для підвищення ефективності “довгих” продажу, у системі передбачена можливість автоматизації всього процесу управління угодою, починаючи з моменту узгодження комерційної пропозиції на підставі даних про первинний інтерес клієнта за оформленим з ним угоди, продовжуючи формуванням комерційної пропозиції, погодженням вартості, графіка оплати і постачань, укладенням договору забезпеченням угоди товаром, і закінчуючи контролем виконання зобов’язань з оплати і відвантаження.

Крім того, реалізовано спрощений режим управління процесом продажу з ручним переміщенням по етапах. Допускаються різні види процесів, з різними етапами. Для них підтримується зберігання допоміжних документів – регламентів, інструкцій, шаблонів документів та інших матеріалів, необхідних при відпрацюванні процесу.

Всі процеси продажу (угоди) реєструються в системі. Вони об’єднують в єдине ціле всю інформацію, накопичену в системі в ході підготовки та виконання продажів: електронну пошту, відомості про дзвінки, зустрічі, оформлення замовлення, рахунки, накладні, додаткові файли і т. д. Це допомагає максимально зручно організувати роботу менеджерів з продажу.

Використання регламентованих процесів продажів дозволяє управляти якістю обслуговування клієнтів, оперативно отримувати інформацію:

• терміни обробки операцій на етапах процесів продажів
• вузькі місця процесів (кількість програшів і втрачений потенціал на етапах)
• імовірнісний прогноз надходження грошових коштів
• графічне (у вигляді діаграми “воронка продажів”) представлення стану процесів продажів
• детальний стан процесів: кількість угод (в роботі, виграних і програних) і потенціал по етапах процесів продажів
• відхилення від середніх значень по менеджерам, партнерам і видам угод

На підставі статистики угод можна оцінити ймовірність їх успішного здійснення. Таким чином, система автоматизує, і підтримує не тільки стадію реалізації, але і підготовку продажів.

Система дозволяє аналізувати ступінь задоволення первинного попиту клієнтів. Всі ці можливості дозволяють удосконалити роботу відділу продажів.

Комерційні пропозиції

Комерційні пропозиції дозволяють фіксувати історію переговорів з клієнтом щодо визначення складу та умов продажу.

• Менеджер формує комерційну пропозицію. Комерційна пропозиція може бути сформована у форматах .doc (Microsoft Word), .odt (OpenOffice), * .mxl
• Далі менеджер відсилає комерційну пропозицію клієнту
• Клієнт посилає відповідь, фіксується як комерційна пропозиція, що введено на підставі вихідної комерційної пропозиції
• За результатами узгодження менеджер відзначає ті позиції, за якими з клієнтом узгоджені умови

Після того, як комерційна пропозиція узгоджена і договір укладений, виконання поставок виконується в рамках замовлень.

Управління замовленнями клієнтів

У прикладному рішенні замовлення є “центром управління” всіма подальшими діями його виконання.

Управління процесом виконання замовлення здійснюється через відповідні статуси і стану документа. Стан замовлення розраховується автоматично та інформує про поточний стан справ у замовленні.

У будь-який момент менеджер може отримати детальну інформацію про стан замовлення: яким чином має бути оплачене замовлення клієнта відповідно до зазначених у ньому етапів оплати, про стан оплати за замовленням та відвантаження замовлення. Для підвищення зручності забезпечено візуальне відображення стану забезпечення замовлень. Програма автоматично контролює відповідність замовлень умовам торгових угод, не дозволяючи відхилятися від них користувачам, які не мають відповідних прав. Для погодження відхилень від умов угоди може використовуватися бізнес-процес узгодження замовлення. При цьому система автоматично направить уповноваженим користувачам завдання на узгодження замовлення і затвердить його при наявності позитивного рішення відповідальними за узгодження.

Можливо включити відокремлений облік собівартості для будь-якого замовлення. Цей режим обліку дозволяє точно визначити рентабельність замовлення.

Рішення надає можливість вказати графік оплати за замовленням (як в частині авансових платежів, так і в частині платежів із погашення дебіторської заборгованості).

Це дозволяє планувати надходження виторгу по днях, контролювати дотримання клієнтом обумовлених термінів оплати, виділяти прострочену дебіторську заборгованість. Прострочена заборгованість може бути проаналізована в розрізі тих етапів оплати, які зареєстровані в замовленні клієнта. Програма дозволяє автоматично забороняти відвантаження клієнтам з терміном заборгованості більш встановленого ліміту. При оформленні відвантаження без замовлення також передбачено вказівку дати оплати, якщо оформляються відвантаження в кредит.

Крім планування коштів і контролю дебіторської заборгованості, інформація про дотримання графіка оплат враховується при обробці замовлення клієнта. Товари під замовлення будуть закуповуватися тільки при отриманні оплати на етапі “Аванс”, для початку відвантаження товарів на замовлення, крім оплати авансу, повинна надійти оплата на етапі “Передплата”.

Інформація за тими замовленнями, за якими може бути виконане відвантаження товарів, автоматично формується у вигляді списку розпоряджень на відвантаження. При цьому враховується дата відвантаження, зазначена в замовленні.

Контроль виконання розпоряджень ведеться з точністю до окремих позицій замовлення. Система запобігає” перевиконанню ” розпорядження, щоб відвантажена кількість не перевищувала замовлення.

Ведеться облік планової та фактичної заборгованості в розрізі замовлень, термінів оплати та документів розрахунків.  Для продажів в партнерську мережу передбачена оптимізація роботи з групами партнерів за однаковими правилами продажів. З метою максимально швидкої обробки потреб партнерів з дотриманням корпоративних правил обслуговування може бути використаний такий короткий бізнес-процес обробки замовлення, наскільки це необхідно.

Самообслуговування клієнтів

У програмі передбачена можливість самостійної реєстрації замовлень клієнтами через Інтернет.

Клієнту надається доступ до інформаційної бази і вказується пароль входу. Працюючи в системі самообслуговування, клієнт може виконати наступні дії:

• Переглянути загальну інформацію на своє замовлення
• Оформити нове замовлення, вказати спосіб доставки. При підборі в замовленні, клієнт може переглянути карту товару з коротким описом і фотографією товару
• Переглянути стан замовлень
• Проконтролювати стан взаєморозрахунків, уточнити свої дані
• Зареєструвати скаргу або претензію, стежити за станом її обробки
• Зареєструвати заявку на повернення
• Оформити звіт про продажі, якщо клієнт є комісіонером
• Оформити акт розбіжностей при прийманні товарів
• Зареєструвати плани щодо закупівель товарів
• Отримувати автоматичні повідомлення за результатами подій в інформаційній базі або на основі аналізу даних

Інформація, введена зовнішнім користувачем, автоматично з’являється в інформаційній базі. Замовлення, оформлені зовнішнім користувачем, обробляються, як будь-які інші замовлення.

Автоматизація продажів групи торгових компаній холдингу

Підтримується схема роботи, при якій товар купується на одні організації компанії, а продається від імені інших організацій (“Интеркампани”). При цьому згідно з налаштованим правилами автоматично підбирається організація-власник товару, що продається, оформляється перепродаж товарів між організаціями всередині компанії.

Управління торговими представниками

У програмі реалізована функціональність по управлінню торговими представниками (торговими агентами): закріплення клієнтів за агентами, призначення графіка відвідування, планування відвідувань клієнтів, формування детальних завдань по збору замовлень і вирішення інших довільних питань. За результатами відпрацьованих завдань в інформаційній базі можуть бути автоматично створені замовлення клієнтів. Також фіксується інформація про витрати торгового представника (авансові звіти) і зібрана інформація про клієнтів.

Передбачена також можливість самостійної роботи торгових представників без оформлення попередніх завдань: торговим представникам передається інформація про товари і клієнтів. Після роботи з клієнтами торговий представник фіксує оформлення замовлення, уточнює відомості про клієнтів або вводить дані про нових клієнтів, фіксує дані про витрати.

Аналіз діяльності торгових представників проводиться з допомогою різноманітних звітів: можна порівняти діяльність торгових представників з точки зору ефективності їх роботи, а також провести план-фактний аналіз діяльності торгових представників.

Програма дозволяє автоматизувати управління продажами через власну мережу магазинів.

При цьому є можливість:

• Формування асортименту товарів у відповідності з форматами магазинів (супермаркет, магазин біля дому, бутік і т. д.)
• Встановлення кількісних обмежень (квот) для категорій товарів в магазинах різних форматів
• Визначення складу товарної категорії – які саме товари представлятимуть кожну категорію в кожному форматі
• Визначення ролі товару в асортименті, стадії асортименту і призначення виду цін для товарів асортименту
• Проведення аналізу, контролю та станом асортименту

Залежно від формату магазинів застосовуються різні схеми автоматизації.

Інтеграція зі спеціалізованим рішенням, встановленим в магазинах

Для управління продажами в роздрібній мережі рекомендується використовувати продукт в зв’язці з “BAS Роздрібна торгівля” або одним з галузевих рішень на базі “BAS Роздрібна торгівля”. Така схема забезпечує:

• В офісі – максимальні можливості управління складами, управління взаємовідносинами з постачальниками, планування та аналіз продажів в різних розрізах, організації акцій підвищення лояльності покупців
• В магазині – автономну роботу, не залежну від надійності каналу зв’язку з офісом, зручне, функціональне робоче місце касира

В магазинах може використовуватися також ПО сторонніх виробників.

Продажі в магазині, автоматизовані за допомогою “BAS Управління торгівлею”

Роздрібні операції можуть також виконуватися і безпосередньо в “BAS Управління торгівлею”. При цьому можна використовувати різне торгове обладнання та реєстратори розрахункових операцій (РРО): фіскальні реєстратори, сканери штрих-кодів, електронні ваги, термінали збору даних тощо.

При оформленні роздрібних продажів касир використовує спеціалізоване робоче місце, яке дозволяє виконувати послідовно всі операції при продажу товарів у торговому залі:

• відкриття касової зміни
• оформлення чека
• прийом оплати від покупця
• закриття касової зміни
• передача роздрібної виручки в касу підприємства

Оплата чека може виконуватися як готівкою, так і з використанням платіжних карт.

У процесі оперативної роботи передбачена можливість оформлення повернень протягом касової зміни. 

Після закриття касової зміни формується документ “Звіт про роздрібні продажі”. Інформація про всіх пробитих чеках після закриття касової зміни зберігається в інформаційній базі у вигляді архівних чеків. Після закриття касової зміни, на підставі архівних чеків, можна оформити операцію повернення товарів роздрібному покупцю

Програма дозволяє не тільки здійснювати оплату платіжними картками (еквайрингові операції), а й відстежувати процес перерахування грошових коштів з банку. Автоматизований процес завантаження даних про еквайрингові операції, реалізовані звіти для контролю проходження еквайрингових платежів. Продажі з використанням платіжних карт можуть проводитися також і в торгівлі.

Продажі в не автоматизованих (віддалених) точках

Програма автоматизує роботу з віддаленими торговими точками, в яких не забезпечений доступ до інформаційної бази. Як приклад можна навести невеликі магазини, ларьки і т. д.

В торговій точці реєстратори розрахункових операцій (РРО) використовуються тільки для реєстрації грошових сум, отриманих від покупців, цього достатньо для дотримання поточних правил використання РРО в Україні. При цьому передбачається, що в момент здійснення продажу, цей продаж не реєструється в програмі.

По закінченню періоду торговельна точка передає до каси торговельного підприємства кошти, отримані при продажу товарів покупцю.

Якщо в торговій точці ведеться детальний облік продажу товарів, то торгова точка також повідомляє про кількість проданих товарів. Ця інформація реєструється за допомогою документа “Звіт про роздрібні продажі”.

У тому випадку, якщо в точці не ведеться детальний щоденний облік проданих товарів, торгова точка проводить інвентаризацію і отримує дані про поточні залишки товарів.

Недоліки, виявлені інвентаризацією, означатимуть обсяги продажів за період після попередньої інвентаризації.

Недостачі і надлишки товарів, виявлені інвентаризацією і не пов’язані з продажами в неавтоматизованої торгової точки, можна зареєструвати в інформаційній базі відповідно документами “Списання відсутніх товарів” і “Оприбуткування лишків товарів”. Ці документи можуть бути сформовані в рамках проведення інвентаризаційної кампанії.

У будь-який момент програма дозволяє проконтролювати правильність здачі роздрібної виручки і порівняти обсяг роздрібної виручки з отриманої від точки інформацією про продаж товарів.

За допомогою різних звітів можна проводити порівняльний аналіз роздрібних продажів товарів у різних торгових точках, аналізувати оптимальний запас товарів у них. У роздрібній торгівлі можна використовувати всі ті методи управління запасами для розрахунку оптимального запасу товарів, які застосовуються і при оптових продажах.

Ключовими цілями процесу управління запасами є:

• наявність запасів на складі в необхідній кількості
• досягнення бажаного рівня обслуговування клієнтів
• зниження потреби в оборотних коштах/li>
• поліпшення показників оборотності товарів
• зниження витрат підприємства на закупівлю та зберігання товарів
• усунення надлишкових запасів

Для повного досягнення вищевказаних цілей прикладне рішення дозволяє підтримувати запаси на складі, забезпечувати кількість товарів за поточними замовленнями на відвантаження і забезпечувати потреби за планами закупівель.

Спрощена підтримка запасів на складі пов’язана з виконанням завдань:

• контроль поточного залишку товарів на складі
• визначення максимального і мінімального запасів
• розрахунок середньоденного споживання товарів
• визначення постачальника та умови роботи з ним
• Формування замовлень постачальникам на ту кількість товарів, яка необхідна для підтримки запасу

Спрощена підтримка запасів на складі здійснюється відповідно до параметрів:

• мінімальний залишок – бажана кількість товарів, що визначається терміном поставки
• максимальний залишок – бажана кількість товарів, що визначає рівень запасів і частоту завезення

Мінімальний і максимальний залишки можна задати вручну або автоматично розрахувати на підставі середньоденного споживання товарів.

Підтримувати запаси на складі при спрощеному варіанті можна шляхом формування замовлень постачальникам. Максимальний і мінімальний залишки, а також фактичні залишки товарів на складах, враховуються при розрахунку кількості товарів, що рекомендується до замовлення постачальнику для підтримання запасу.

Кількість товарів, яку необхідно замовити у постачальника, розраховується для всіх товарів. При цьому системою видаються рекомендації до замовлення у постачальника тільки до тих товарів, рівень яких запасів на складі менше або дорівнює мінімальному залишку (прапорець До замовлення).

Якщо залишок товару на складі менше або дорівнює мінімальному залишку, то буде запропоновано замовити товар для доведення залишку товару до рівня максимального залишку. При цьому розрахована величина замовлення зменшується на ту кількість товарів, яка була замовлена раніше.

Розширене підтримання запасів на складі

Розширене підтримання запасів на складі пов’язане з виконанням завдань:

• контроль поточного залишку товарів на складі
• визначення максимального і мінімального запасів
• визначення способу і методу забезпечення потреб
• вибір джерела забезпечення потреб
• розрахунок середньоденного споживання товарів
• визначення постачальника та умови роботи з ним
• формування термінів і графіків поставки товарів (дата поставки, дата відвантаження)
• формування різних замовлень (замовлення постачальнику замовлення на збірку, замовлення на переміщення)

При розширеному варіанті підтримання запасів на складі здійснюється відповідно до параметрів забезпечення потреб:

• способи забезпечення потреб
• методи забезпечення потреб
• параметри підтримки запасу відповідності з методами забезпечення потреб< / li>
• терміни і графіки поставок

Для підтримки запасів на складі при розширеному варіанті забезпечувати потреби можна наступними способами:

• Купівля у постачальника
• Переміщення з одного складу на інший
• Збірка / розбирання

Для визначення способів забезпечення потреб призначений інструмент прикладного рішення – Способи забезпечення потреб, використання якого дає підстави визначити правило формування замовлень. З урахуванням правила формування замовлень автоматично розраховуються дати поставки і дати відвантаження.

Використання методів забезпечення потреб з метою підтримання запасів на складі дозволяє вирішити основне завдання – формувати потреби в замовленні товару у той момент, коли залишок товару на складі менше або дорівнює мінімальному залишку. При зниженні запасу товарів до мінімальної кількості система рекомендуватиме до замовлення кількість, що дорівнює максимальному запасу.

Для підтримки запасів на рівні не знижуваної залишку товарів на складі доступні різні методи забезпечення потреб та відповідні їм параметри підтримання запасів.

Підтримка запасу (min-max) – дозволяє підтримувати рівень запасу згідно бажаного мінімальним чи максимальним запасом. Інформація про мінімальний і максимальний запас вказується вручну. Мінімальний залишок вказується на термін покупки, а максимальний-на період, що забезпечується.

Підтримання запасу – розрахунок за нормою) – дозволяє підтримувати запаси на складі згідно норми денного споживання товарів. Інформація про середньоденне споживання товарів враховується при розрахунку мінімального та максимального запасів.

Підтримка запасу (розрахунок за статистикою) – дозволяє підтримувати запаси на складі згідно зі статистикою продажів. Дані за статистикою продажів враховуються при розрахунку середньоденного споживання товарів, максимального і мінімального запасів.

Максимальний і мінімальний залишки, а також фактичні залишки товарів на складах, враховуються при розрахунку кількості товарів, яка рекомендується системою замовлення для підтримання запасу.

Кількість товарів, яку необхідно замовити для підтримки запасу на складі, розраховується для всіх товарів. При цьому системою видаються рекомендації до замовлення тільки до тих товарів, рівень яких запасів на складі менше або дорівнює мінімальному залишку (прапорець До замовлення робочому місці Формування замовлень за потребами).

Забезпечення поточних замовлень на відвантаження

Для забезпечення поточних замовлень на відвантаження передбачені наступні можливості:

• визначення способу забезпечення потреб
• корегування графіків поставки
• контроль кількості товарів, необхідної для забезпечення потреб
• визначення джерела забезпечення потреб
• контроль кількості товарів, що вже забезпечено на замовлення на відвантаження
• вибір режиму забезпечення замовлень на відвантаження
• формування різних замовлень

Поточні замовлення можна забезпечувати відповідно до параметрів забезпечення потреб:

• метод забезпечення Замовлення під замовлення – дозволяє забезпечити тільки кількість, необхідну для закриття потреби за поточними замовленнями на відвантаження
• спосіб забезпечення потреб – дозволяє забезпечити потреби на замовлення різними способами (купівля у постачальника, переміщення з одного складу на інший, виробництво силами переробника, збір)

Забезпечення замовлень на відвантаження може здійснюватися в наступних режимах:

• за рахунок запасів – при розрахунку кількості товарів, яка необхідна для забезпечення замовлень на відвантаження, враховуються поточні залишки товарів на складі і всі очікувані надходження товарів (наприклад, очікувані надходження товарів для підтримання запасу)
• незалежно від підтримання запасів – при розрахунку кількості товарів, що необхідно для забезпечення запасів не враховуються поточні залишки товарів на складі і очікувані надходження товарів

Забезпечення потреб щодо планових закупівель

При наявності особливих вимог до термінів забезпечення потреб (наприклад, тривалий термін поставки) застосовується об’ємно-календарне планування. Об’ємно-календарне планування – передбачає забезпечення потреб шляхом формування замовлень постачальникам на підставі попередньо сформованих планів закупівель.

Для забезпечення потреб за планами закупівель передбачено робоче місце Формування замовлень постачальникам за планами, використання якого дозволяє:

Проаналізувати потреби за планами закупівель та уточнити кількість товарів, необхідну до замовлення у постачальника

• визначити склад і обсяг замовлення постачальнику
• визначити Постачальника, умови роботи з ним (договір з постачальником) і склад, який потрібно забезпечити
• сформувати замовлення постачальникам на ту кількість товарів, яка необхідна для забезпечення планів щодо закупівель

Для управління закупівлями передбачені різні можливості:

• підбір постачальників товарів
• різні умови закупівель
• підтримка різних схем прийому товарів від постачальника
• різні варіанти формування замовлень постачальникам і контроль їх виконання
• коригування та закриття замовлень постачальникам
• моніторинг цін постачальників
• оформлення поставки товарів
• складання графіків поставок і графіків платежів
• коригування надходжень і повернення постачальникам

Реєстрація інформації по постачальникам

Реєстрація отриманих від Постачальника первинних документів (Прибуткова накладна, прайс-листи і т. д.) в більшості випадків вимагає вказівки номенклатури. Можлива ситуація, коли назва товарів в документах постачальника не збігається з найменуванням цих товарів, зареєстрованих в інформаційній базі. Для вирішення цієї ситуації передбачена можливість зберігання інформації про відповідність номенклатури постачальника і тієї номенклатури, яка зареєстрована в інформаційній базі.

За кожним постачальником можна зареєструвати діючі ціни (прайс-лист постачальника):

• прайс-лист постачальника реєструється в рамках угоди з постачальником
• передбачена можливість реєструвати ціни відповідно до різних умов

Ціни постачальника будуть зареєстровані тільки по тих позиціях, які зіставлені з номенклатурними позиціями інформаційної бази.

Завантажити ціни постачальника можна з опублікованого на сайті прайс-листа постачальника, використовуючи зовнішню обробку.

Також можна реєструвати ціни конкурентів.

Умови закупівель

Для реєстрації умов закупівель передбачено елемент прикладного рішення. 

Угода про умови закупівель, використання якого дозволяє:

• вказати постачальника
• визначити умови оплати, порядок оплати, етапи оплати, використання договорів)
• вказати термін поставки товарів-використовується для розрахунку передбачуваної дати поставки
• задати варіант прийому товарів (виписка фінансових документів і реєстрація прийому товарів на склад розділені)
• вказати склад поставки товарів від Постачальника та ін.

В рамках угоди з постачальником може бути оформлений договір з постачальником. При цьому договір з постачальником формується на підставі даних угоди.

Варіанти прийому товарів від постачальників

Операція прийому товарів від постачальника може бути оформлена різними способами:

• оформлення разових поставок без оформлення угоди з постачальником і без контролю термінів поставки. Фактичний прийом товарів від постачальника здійснюється на підставі даних накладної
• оформлення поставок за кількома документами. Накладна оформляється за результатами фактичного приймання товарів від Постачальника. Фактичний прийом товарів на склад здійснюється відповідно до угоди постачальника, якщо за ним оформлені замовлення або прибуткові накладні
•  оформлення поставок на регулярній основі відповідно до цін і умов поставки, які визначаються в угоді з постачальником і можуть бути уточнені в замовленні постачальнику. Фактичний прийом товарів на склад здійснюється відповідно до угоди постачальника. Документи поставки (замовлення, накладна) можуть бути оформлені після фактичного прийому товарів на склад

Оформлення замовлень постачальникам

Для відображення попередньої домовленості про умови і терміни поставки товарів, придбаних у постачальника, порядок та терміни оплати передбачено використання замовлень постачальникам. Замовлення постачальнику – інструмент, що дозволяє організувати процес закупівель і контролювати виконання товарних зобов’язань постачальника, так і власних фінансових зобов’язань.

Замовлення постачальникам можуть формуватися автоматично на підставі розрахунку потреб у забезпеченні товарами згідно параметрів забезпечення (строком постачання товарів від постачальника, середньоденного споживання тощо).

Також замовлення постачальнику може бути введений на підставі раніше оформлених замовлень покупців, угоди з клієнтом. При оформленні замовлення в рамках Угоди автоматично заповнюються основні умови закупівель (валюта, вид ціни постачальника, параметри оплати, використання договорів і т. д.).

Контроль оплати товарів за замовленнями постачальників проводиться відповідно до дати оплати, зазначеної в замовленні постачальнику. У замовленні можна вказати бажану дату надходження товарів. На основі аналізу передбачуваних дат поставок товарів можна скласти графік поставок товарів.

Контроль виконання зобов’язань постачальником здійснюється за допомогою статусів і станів документа. Статуси для документа присвоюються вручну.

Стан – інформація про замовлення, яка розраховується автоматично, виходячи з наявних в інформаційній базі даних (статус, оплата, наявність на складі тощо).

Оформлення поставок товарів від постачальника

При оформленні поставок товарів від постачальника можна відображати різні операції:

• Закупівля товарів у постачальника
• Закупівля товарів через підзвітну особу
• Прийом товарів на комісію
• Закупівля імпортних товарів

Операції надходження товарів від постачальника реєструються документом Надходження товарів і послуг.

Поставка товарів може бути оформлена в рамках замовлення постачальнику, декількох замовленнях постачальникам, Угоди або як окрема поставка товарів.

Зареєструвати надходження товарів на склад можна за однією накладною відразу на кілька складів. Для цих цілей в табличній частині документів закупівлі доступна можливість вибору складів.

Оплата на поставку товарів може здійснюватися в рамках договору, конкретного замовлення постачальнику, по конкретному документу надходження:

• передбачена можливість заліку авансу, перерахованого постачальнику
• оплату можна переносити з одного замовлення постачальнику на інший

Якщо на складі використовується ордерна схема, що надійшли товари оприбутковуються на склад тільки після оформлення прибуткового ордера на товари.

Існує можливість у момент надходження товарів зафіксувати розбіжності між фактично прийнятим товаром і товаром, зафіксованим у первинних супровідних документах.

Після фіксації розбіжностей, що виникли нестачі можна віднести на взаєморозрахунки зі сторонньою організацією або на інші витрати. Надлишки товарів, що утворилися, можна віднести на інші доходи.

Реалізований детальний оперативний облік товарів на складах, забезпечується повний контроль запасів товарів на підприємстві.

Прикладне рішення дозволяє:

• управляти залишками товарів в різних одиницях виміру на безлічі складів
• вести роздільний облік власних товарів, товарів, прийнятих і переданих на реалізацію
• деталізувати розташування товару на складі по місцях зберігання, що дозволяє оптимізувати складання товарів на складі
• враховувати серії товарів (серійні номери, терміни придатності тощо)
• задавати довільні характеристики товарів (колір, розмір, інші)
• обліковувати податковий код (код УКТЗЕД, КВЕД, ознака імпортного товару та номер ВМД
• оформляти операції збирання / розбирання товарів
• резервувати товари 

Організація складського господарства може бути різною, структура може бути як простою, так і досить ієрархічно складною. Склади або місця зберігання можуть бути як на території підприємства, так і розташовані віддалено.

Відомості про складські запаси можуть вводитися в інформаційну систему з високим ступенем деталізації: до рівня характеристик товарів (колір, розмір, габарити …), до рівня серійних номерів і термінів придатності товарів.

Для прискорення процесів надходження, відвантаження та інвентаризації товарів на складах можна використовувати різні види торгового устаткування: сканери штрих-кодів, термінали збору даних.

У програмі реалізована схема ордерного складського обліку. Вона може незалежно включатися для операцій відвантаження та надходження. Складські ордери виписуються на підставі документів, розпоряджень, в якості яких можуть виступати замовлення або накладні. Ведеться облік отриманих, але невиконаних приписів. Технологія роботи складу може будуватися цілком “від електронних розпоряджень”.

У програмі реалізовано адресне зберігання товарів, тобто: ведення залишків товарів у розрізі місць зберігання (осередків, полиць, стелажів), та упаковок товарів.

При цьому можливе як довідкове розміщення по комірках, коли вказується тільки в яких комірках товар в принципі може знаходитися, так і контроль залишків по комірках, коли ведеться точний облік за кількістю товару в кожній комірці.

При використанні контролю залишків в складських комірках система дозволяє управляти розкладкою товару по місцях зберігання при надходженні, складанні з місць зберігання при відвантаженні, переміщенні і розпакування товарів. Алгоритми, закладені в систему, автоматично підбирають оптимальні місця зберігання при розміщенні товарів. Для товарів, які зберігаються і відвантажуються в упаковках різного розміру, – можливо автоматичне формування завдань на розпакування при дефіциті упаковок меншого розміру.

У будь-який момент можна проконтролювати процес складання товарів на складі відповідно до виданих “електронних” розпоряджень або процесу розміщення товару, що надійшов.

Реалізовано багато кроковий процес інвентаризації товарів, що включає формування розпоряджень на інвентаризацію, видачу розпоряджень на перерахування залишків в місцях зберігання, роздільне відображення надлишків і нестачею в оперативному і фінансовому обліку.

Надходження товарів

Для відображення операцій надходження може використовуватися як спрощена схема документообігу, так і детальний облік з використанням ордерної схеми та адресного складу.

Процес надходження товарів на адресний склад можна представити у вигляді такої схеми:

• Прийом товарів оформляється на підставі раніше оформлених розпоряджень: замовлення постачальнику, надходження товарів, повернення від клієнта. Як розпорядження може також використовуватися угода з клієнтом
• Оформляються прибуткові ордери, і товар надходить в зону приймання
• У зоні приймання здійснюється перевірка прийнятого товару відповідно до розпорядження
• за прибутковими ордерами формуються і роздруковуються завдання на розміщення
• Товар розміщується на складі в потрібних коморах

Для підвищення ефективності роботи в програмі передбачено робоче місце з приймання товарів.

Відвантаження товарів зі складу

Розпорядженнями на відвантаження є документи реалізації. За ним автоматично формуються видаткові ордери. Якщо склад розділений на приміщення, то автоматично формуються видаткові ордери по кожному приміщенню, в залежності від наявності товарів в приміщенні. За видатковими ордерами автоматично формуються завдання на відбір товарів. При необхідності можуть формуватися завдання на перепакуванні товарів. Товари переміщуються в зону відвантаження.

Дані у видатковому ордері автоматично коригуються відповідно до фактично зібраних товарів. Перевіряється правильність складу відібраних товарів за розпорядженням. Товари відвантажуються клієнту.

Для підвищення ефективності роботи зі складання товарів передбачено робоче місце комірника з відвантаження товарів.

Інвентаризація товарів

На практиці процес інвентаризації на складі є тривалим, тому він оформляється у програмі в рамках наказу на інвентаризацію.

У програмі передбачена можливість перераховувати товар у комірках без зупинки продажів. Осередки складу на момент перерахунку блокуються. Після перерахунку товарів реєструються надлишки, нестачі товарів. На підставі цих даних аналізується можливість заліку пересортиці товарів.

Інший рух товарів

У програмі передбачена обробка, яка дозволяє розподілити надлишки і недостачі по організаціями з урахуванням залишків конкретних організацій і сформувати документи списання і оприбуткування.

У програмі реалізована функціональність з оформлення та виконання переміщень між складами, відпуск товарів на внутрішні потреби, операції збирання / розбирання.

Дані про планові внутрішні переміщення використовуються при розрахунку необхідних запасів товарів.

Серійний облік товарів

Програма дозволяє враховувати товари в розрізі серій і термінів придатності. Серії і терміни придатності є розрізом (аналітикою) складського обліку, можуть вказуватися при надходженні і відвантаженні товару. Товари з серіями і термінами придатності можуть брати участь у внутрішньому товарообігу організації.

Для кожного виду номенклатури можна налаштувати свою політику обліку серій товарів.

Для продуктів можна вести облік за термінами зберігання товарів. Наприклад, при надходженні товарів виду “Продукти” вказується термін зберігання. При відвантаженні товарів з різними термінами придатності списуються автоматично товари відповідно до встановленої політики обліку серій за принципом FEFO. Програма буде пропонувати списувати в першу чергу товари, в яких скоро закінчуються терміни придатності (first expire first out).

Інформацію про товари з терміном придатності можна переглянути у відповідному звіті.

Програма дозволяє організувати облік залишків серій товарів. Серією для різних товарів можуть виступати різні сутності: бобіни кабелю, рулони тканини, лінолеуму, виробничі партії фарби, серії мікросхем і т. п. Наприклад, при надходженні кабельної продукції зазначаються серійні номери бобін, на яких намотаний шнур, і кількість кабелю в метрах для кожної бобіни. При оформленні відвантаження менеджер, в залежності від того, скільки метрів кабелю необхідно клієнту, визначає номери тих бобін, які можна відвантажити клієнту.

Також передбачено облік за конкретними серійними номерами товарів. Можна вказати серійні номери при відвантаженні товарів клієнту.

З допомогою звіту про Рух серій товарів” можна отримати інформацію про те, в який момент була зареєстрована серія (серійний номер, серія, термін придатності і т. д.) для конкретного товару, і коли була зроблена відвантаження даної серії (товару з серійним номером, певним терміном придатності, номером бобіни кабелю).

Мобільне робоче місце працівника складу

Комірники можуть працювати з програмою мобільно, за допомогою спеціалізованого терміналу збору даних і програмного модуля “мобільне робоче місце комірника”. Реалізована підтримка двох основних розмірів екранів терміналів збору даних: 320х240, 240х320 і 320х320.

Мобільне робоче місце працівника складу може використовуватися на складі (приміщенні) з адресним зберіганням товарів. Коли для працівника складу створюється завдання на відбір, розміщення товарів, перерахунок товарів-завдання з’являється в списку на екрані мобільного робочого місця.

У процесі виконання завдання програма послідовно зазначає, яку дію необхідно виконати, від сканувати номер комори, від сканувати товар в коморі, відсканувати серію товару. Таким чином, забезпечується покрокове виконання всіх операцій. При цьому може бути налаштований зручний для користувача порядок сканування.

Для зручності роботи – управління пристроєм може проводитися не тільки за допомогою сенсорного екрану, але і гарячими клавішами, інформацію про які комірник весь час бачить на екрані. Також використовується колірна індикація для наочності і прискорення роботи.

Передбачена обробка помилкових ситуацій. Наприклад, ручне введення штрих-коду при неможливості його сканування.

Доставка товарів

Програма дозволяє автоматизувати процес доставки товарів клієнтам, а також процес доставки товарів при переміщенні товарів між складськими приміщеннями.

Доставка товарів може здійснюватися як власним транспортом, так і за допомогою зовнішньої транспортної компанії (перевізника). Всі завдання на перевезення формуються з урахуванням зони доставки, порядку об’їзду адрес доставки, а також з урахуванням вантажопідйомності транспортного засобу.

Планування руху грошових коштів

У програмі забезпечується можливість планування, реєстрації надходжень і виплат готівки і безготівкових коштів. Узагальнені дані про планування руху грошових коштів подаються у вигляді платіжного календаря.

Надходження коштів планується виходячи з інформації про плановану оплату замовлень клієнтів. При плануванні надходження коштів також враховуються інші надходження коштів (наприклад, надання кредитів).

Витрати коштів плануються на підставі попередньо оформлених та затверджених заявок на витрачання коштів. При плануванні може використовуватися контроль лімітів витрат коштів. При витраті коштів може здійснюватися контроль витрат коштів відповідно до раніше оформленими заявками на витрату коштів.

Підтримується Еквайринг: програма забезпечує можливість обліку надходжень та повернень коштів, що надійшли з допомогою банківських пластикових карт різних платіжних систем.

Визначення фінансового результату

Облік собівартості ведеться в розрізі організацій, що дозволяє підвищити порівнянність з бухгалтерським обліком. Є можливість обирати облікову політику обліку собівартості складських залишків у розрізі партій (документів надходження), а також списання партій при вибутті товарів за методом ФІФО. Підтримуються такі методи розрахунку собівартості запасів:

• Середня за місяць
• FIFO (зважена оцінка)
• FIFO (змінна оцінка)

Підтримується облік собівартості товарів у розрізі податкових призначень товарів.

Підтримується облік собівартості робіт. Роботи в програмі враховуються аналогічно товарів, але вони не зберігаються на складі, а числяться за підрозділом, який їх виробив або закупив.

Облік фінансових результатів (прибутків, збитків) ведеться паралельно по підприємству в цілому, що дозволяє визначити фінансовий результат підприємства в цілому, а також у розрізі напрямів діяльності підприємства. Склад напрямків може визначатися дуже гнучко, наприклад, напрямки можуть відповідати точкам продажів (для роздрібних підприємств), асортименту (для дистриб’юторів), проектам тощо.

Підтримується опис довільних правил розподілу собівартості і виручки від продажів на напрями діяльності, що спираються на аналітику продажів.

Реєстрація та облік інших витрат здійснюють у розрізі статей витрат та об’єктів додаткової аналітики, що обумовлено статтею витрат. Налаштування додаткової аналітики може бути виконана в режимі користувача. Наприклад, додаткові витрати на закупівлю або продаж можуть відноситися на відповідне замовлення, витрати на зберігання – на склад та інше. Це дозволяє, з одного боку, детально аналізувати структуру витрат, з іншого боку, співвідносити витрати з виручкою за тим самим об’єктом аналітики.

Інші витрати при розподілі можуть бути включені в собівартість товарних запасів або, за налаштованими правилами списані безпосередньо на напрями діяльності, вони можуть бути враховані як витрати минулих та майбутніх періодів.

Фінансовий результат визначається шляхом зіставлення витрат з отриманими доходами. У програмі реалізовано повний контур обліку фінансових результатів, який включає в себе наступні напрямки:

• Облік виручки і собівартості продажів
• Облік інших доходів і витрат
• Розподіл витрат на собівартість товарів
• розподіл доходів і витрат на напрямки діяльності
• Облік фінансових результатів
• Аналіз доходів, витрат і фінансових результатів

Контроль і аналіз діяльності підприємства

Звіт “Управлінський баланс” дає можливість контролю фінансового стану підприємства за статтями активів і пасивів у цілому по підприємству і з аналітикою по організаціях і підрозділах.

Прикладне рішення дозволяє налаштувати “приладову панель” керівника, виводячи на неї різноманітні показники діяльності підприємства.

Склад показників, алгоритми їх формування, форма подання можуть гнучко настроюватися.

Облік кредитів і депозитів

У програмі реалізовано облік кредитів, депозитів і позик.

Функціонал програми дозволяє:

• зберігати умови договорів позик, кредитів і депозитів;
• вести графіки фактичних оплат і нарахувань;
• планувати рухи грошових коштів за кредитами і депозитами в платіжному календарі;
• проводити план-фактний аналіз платежів.

У конфігурації ведеться облік ПДВ, акцизного податку з роздрібного продажу та єдиного податку.

Підсистема обліку ПДВ призначена для виписки податкових документів.

Передбачено автоматичне нарахування податкових зобов’язань та кредиту. Підтримуються такі моменти нарахування податкових зобов’язань та кредиту:

• по 1-м події
• По оплаті
• по відвантаженню

При виписці документів поставки товарів, робіт, послуг та інших активів у підсистемі обліку ПДВ реєструється номенклатурний склад поставки. Передбачена автоматизована виписка податкових накладних з урахуванням суми нарахованих податкових зобов’язань та номенклатурного складу поставок. Для ручного запуску автоматичного формування та перевірки виписаних податкових накладних реалізовано спеціальне робоче місце.

Контролюється відповідність номенклатурного складу документів поставки та податкових накладних. У разі виявлення розбіжностей (оформлення документа продажу по раніше отриманим авансом, зміна раніше оформленого документа продажу) в автоматизованому режимі податкові накладні можуть бути змінені, або до них можуть бути виписані Додатка 2 (Розрахунки коригування).

Можлива також Ручна виписка податкових документів.

При фіксації документів надходження реєструється номенклатурний склад поставки. Передбачено спеціальне робоче місце для відповідального за реєстрацію вхідних податкових документів. При надходженні вхідного документа фіксується інформація про нього в інформаційній базі. На підставі даних поставок автоматично заповнюється основна інформація про податковий документ, включаючи його товарну частину в розрізі ставок ПДВ. Можливе автоматичне завантаження з FREDO звіт.

Для цілей виписки податкових документів передбачено облік товарів у розрізі кодів УКТ ЗЕД. Опціонально можливий також облік імпортних товарів у розрізі номерів ВМД.

Підсистема обліку Єдиного податку призначена для обліку доходів і витрат платника Єдиного податку.

Доходи платника єдиного податку, а також витрати платника єдиного податку та ПДВ нараховуються при реєстрації вхідних та вихідних платіжних документів (надходженні та списанні безготівкових та готівкових ДС). Доходи та витрати класифікуються за статтями, які відповідають статтям Книги доходів (Книги доходів і витрат) платника єдиного податку.

Формуються Книга доходів, Книга доходів і витрат платника єдиного податку.

Визначається список підакцизних товарів за статтями декларації акцизного податку. Формується звіт “роздрібні продажі підакцизних товарів”, що містить інформацію для заповнення декларації.

Реалізована Інтеграція з модулем електронного документообігу FREDO ДокМен, підтримується вивантаження і завантаження рахунків на оплату і накладні.

Прикладні рішення “BAS Управління торгівлею” і “BAS Бухгалтерія” можна використовувати для роботи в спільному режимі. Одночасне використання двох конфігурацій надає:

• Підвищення ефективності управління торговим підприємством
• Консолідацію даних управлінського та бухгалтерського обліку
• Наявність в конфігурації “BAS Управління торгівлею” всіх даних, необхідних для управління торговим підприємством
• Наявність в конфігурації “BAS Бухгалтерія” всіх даних, необхідних для регламентованого обліку і складання звітності
• Можливість роботи співробітників у звичному для себе середовищі:
  • бухгалтера працюють в конфігурації “BAS Бухгалтерія“
  • менеджери працюють в конфігурації “BAS Управління торгівлею”

Обмін даними між конфігураціями проводиться на рівні документів та довідкової інформації.

Документи і довідкова інформація можуть створюватися у конфігурації “BAS Управління торгівлею” і мігрувати в конфігурацію “BAS Бухгалтерія“. При передачі документів з конфігурації “BAS Управління торгівлею” в конфігурацію “BAS Бухгалтерія” не переноситься інформація, відображена лише в оперативному обліку (наприклад, інформація про ордера на товари), але автоматично додається інформація, необхідна для правильного віддзеркалення документів в бухгалтерському і податковому обліку (рахунки обліку товарів, рахунки обліку розрахунків з контрагентами тощо). Можлива також і зворотна міграція документів і довідників. Наприклад, у конфігурації “BAS Бухгалтерія” вводиться інформація про платежі, і ця інформація мігрує в конфігурацію “BAS Управління торгівлею”.

З конфігурації “BAS Бухгалтерія” у конфігурацію “BAS Управління торгівлею” вивантажуються документи, пов’язані з операціями руху готівкових і безготівкових грошових коштів (прибутковий касовий ордер, видатковий касовий ордер, банківські документи та ін), а також нормативно-довідкова інформація.